Kann ein ausländisches Unternehmen bei Prozorro-Ausschreibungen bieten?

Kurz gesagt: im Prinzip ja, aber die praktischen Schritte sind anspruchsvoller als für ein ukrainisches Unternehmen, und die Einzelheiten ändern sich. Dieser Ratgeber trennt, was gut belegt ist, von dem, was Sie selbst prüfen müssen.

Was das Recht erlaubt

Das ukrainische Wirtschaftsministerium hat erklärt, dass Unternehmen ohne Sitz in der Ukraine an Beschaffungen in Prozorro teilnehmen können, wenn sie Dokumente einreichen, die denen eines ukrainischen Unternehmens gleichwertig sind und nach dem Recht ihres Registrierungslandes ausgestellt wurden. Das Gesetz über öffentliche Beschaffung definiert einen Teilnehmer als natürliche Person, Einzelunternehmer oder juristische Person, mit Sitz im Inland oder im Ausland. Siehe die Erklärung, über die die ukrainische Behörde für Vermögensrückführung und -verwaltung (ARMA) berichtete (Oktober 2024) (auf Englisch).

Wie Angebote abgegeben werden

Prozorro ist das zentrale System, das die Ausschreibungsdaten speichert. Angebote werden über zugelassene kommerzielle elektronische Plattformen abgegeben, nicht auf dem zentralen Portal selbst. Sie registrieren sich bei einer dieser Plattformen, und die Plattform kann eine Teilnahmegebühr verlangen, die von der Größe der Beschaffung abhängt. Gebühren und die Liste der Plattformen ändern sich, lesen Sie also die aktuellen Bedingungen der gewählten Plattform.

Das Schwierige: elektronische Signaturen

Angebote und manche Dokumente werden mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (ukrainisch: KEP) unterzeichnet. Hier scheitern ausländische Unternehmen am häufigsten, und die Quellen, die wir fanden, widersprechen sich oder sind veraltet:

• Eine Beratungsübersicht sagt, ausländische juristische Personen könnten eine qualifizierte Signatur nur in bestimmten Fällen erhalten, etwa wenn sie eine Vertretung in der Ukraine haben oder internationale technische Hilfsprojekte durchführen. Als Anforderungen werden Firmenunterlagen mit Apostille und beglaubigter ukrainischer Übersetzung genannt. Siehe Intecracy (auf Englisch).
• Eine Kanzlei-Notiz von 2022 besagte, die Signatur könnten nur ukrainische Staatsbürger (und ab Juli 2022 polnische Staatsbürger) erhalten, und schlug als Ausweg die Benennung eines ukrainischen Vertreters vor. Siehe Bird & Bird (auf Englisch). Diese Regel kann sich seither geändert haben.

Wir haben keinen aktuellen offiziellen Prozorro-Leitfaden für ausländische Unternehmen ohne Sitz in der Ukraine gefunden, der das klärt. Bestätigen Sie die aktuellen Anforderungen beim Anbieter elektronischer Vertrauensdienste oder bei einem ukrainischen Anwalt, bevor Sie ein Angebot darauf aufbauen.

Weitere Kosten und Anforderungen, die Sie in jeder Ausschreibung prüfen sollten

• Bietersicherheit. Manche Ausschreibungen verlangen sie. Höhe und Form stehen in den Ausschreibungsunterlagen, nicht in allgemeinen Regeln.
• Sprache. Die meisten Bekanntmachungen und Unterlagen sind auf Ukrainisch. Planen Sie beglaubigte Übersetzungen ein.
• Lizenzen und örtliche Präsenz. Für manche regulierten Waren und Leistungen ist ein ukrainisches Unternehmen oder eine Lizenz erforderlich.
• Fristen. Prüfen Sie die Zeitzone. Verspätete Angebote werden nicht angenommen.

Wege, die für ausländische Bieter bei der ersten Teilnahme leichter sein können

• Von Gebern finanzierte Projekte. Von Weltbank, EU und EBWE finanzierte Aufträge folgen den Regeln des Geldgebers, die meist auf Englisch veröffentlicht werden. Siehe unseren Weltbank-Ratgeber (auf Englisch).
• Ein ukrainischer Partner oder Vertreter. Viele ausländische Lieferanten bieten über einen lokalen Partner, der die Registrierungen und die Signatur bereits hat.

Den Gewinner beliefern, statt selbst zu bieten

Viele ausländische Hersteller bieten nie selbst. Sie verkaufen Ausrüstung und Material an den ukrainischen oder europäischen Auftragnehmer, der die Ausschreibung gewinnt, weil dieser alles einkauft, was das Projekt braucht. Wenn Sie diesen Weg wählen:

• Bereiten Sie Ihre Unterlagen auf Englisch vor, bevor jemand danach fragt. Datenblätter, Sicherheitsdatenblätter, Prüfberichte und Konformitätsnachweise für Ihr Produkt.
• Suchen Sie in den Ausschreibungsunterlagen nach „oder gleichwertig“ sowie nach den verlangten Normen und Zertifikaten. Ein Produkt, das sie nicht erfüllt, wird nicht akzeptiert, so gut es auch ist.
• Sprechen Sie frühzeitig mit wahrscheinlichen Auftragnehmern. Sie wählen ihre Lieferanten bei der Vorbereitung ihrer Angebote, die wichtige Arbeit muss also vor der Bekanntgabe des Gewinners erledigt sein.
• Prüfen Sie, woher das Geld kommt. Geldgeber wie die EBWE oder die EU können die Herkunftsländer der Waren beschränken, klären Sie deren Regeln also, bevor Sie eine Lieferung zusagen.

Unsere Seite Upcoming projects zeigt von der EBWE finanzierte Projekte, bevor ihre Ausschreibungen starten, der beste Zeitpunkt für solche Gespräche. Die Seiten Winning companies zeigen, wer in Ihrer Branche große Aufträge gewonnen hat.

Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Regeln ändern sich. Verlassen Sie sich auf die offiziellen Ausschreibungsunterlagen und einen qualifizierten örtlichen Anwalt. Offene Bekanntmachungen finden Sie auf unserer Seite der Ausschreibungen (auf Englisch).