Czy zagraniczna firma może składać oferty w przetargach Prozorro?

Krótko: w zasadzie tak, ale praktyczne kroki są trudniejsze niż dla firmy ukraińskiej, a szczegóły się zmieniają. Ten poradnik oddziela to, co jest dobrze ustalone, od tego, co musisz sprawdzić samodzielnie.

Co dopuszcza prawo

Ministerstwo Gospodarki Ukrainy oświadczyło, że firmy niebędące rezydentami (zarejestrowane za granicą) mogą uczestniczyć w zamówieniach w Prozorro, składając dokumenty równoważne tym, które złożyłaby firma ukraińska, wydane zgodnie z prawem kraju rejestracji. Ukraińska ustawa o zamówieniach publicznych określa uczestnika jako osobę fizyczną, osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą lub osobę prawną, rezydenta lub nierezydenta (zarejestrowanego za granicą). Zob. oświadczenie, o którym poinformowała ukraińska Agencja ds. Odzyskiwania i Zarządzania Aktywami (ARMA) (październik 2024) (po angielsku).

Jak składa się oferty

Prozorro to centralny system, który przechowuje dane o przetargach. Oferty składa się przez autoryzowane platformy elektroniczne, a nie na samym portalu centralnym. Rejestrujesz się na jednej z takich platform, a platforma może pobierać opłatę za udział zależną od wielkości zamówienia. Opłaty i lista platform się zmieniają, dlatego czytaj aktualne warunki wybranej platformy.

Najtrudniejsze: podpisy elektroniczne

Oferty i niektóre dokumenty podpisuje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym (KEP). To właśnie tu firmy zagraniczne najczęściej utykają, a źródła, które znaleźliśmy, są ze sobą sprzeczne albo nieaktualne:

• W jednym przeglądzie doradczym napisano, że zagraniczne osoby prawne mogą uzyskać kwalifikowany podpis tylko w określonych przypadkach, na przykład gdy mają przedstawicielstwo na Ukrainie lub realizują międzynarodowe projekty pomocy technicznej. Wśród wymogów wymieniono dokumenty firmy z apostille i poświadczonym tłumaczeniem na ukraiński. Zob. Intecracy (po angielsku).
• W notatce kancelarii z 2022 roku stwierdzono, że podpis mogą uzyskać tylko obywatele Ukrainy (a od lipca 2022 roku także obywatele Polski), i jako obejście zaproponowano wyznaczenie ukraińskiego przedstawiciela. Zob. Bird & Bird (po angielsku). Od tego czasu ta zasada mogła się zmienić.

Nie znaleźliśmy aktualnego oficjalnego przewodnika Prozorro dla nierezydentów, który by to rozstrzygał. Zanim zaplanujesz udział w przetargu, potwierdź aktualne wymagania u dostawcy usług zaufania lub u ukraińskiego prawnika.

Inne koszty i wymagania do sprawdzenia w każdym przetargu

• Zabezpieczenie oferty. W niektórych przetargach jest wymagane. Kwota i forma są w dokumentacji przetargowej, a nie w ogólnych zasadach.
• Język. Większość ogłoszeń i dokumentów jest po ukraińsku. Uwzględnij tłumaczenie poświadczone.
• Licencje i obecność lokalna. Dla niektórych regulowanych towarów i usług wymagana jest ukraińska spółka lub licencja.
• Terminy. Sprawdź strefę czasową. Oferty złożone po terminie nie są przyjmowane.

Drogi, które mogą być łatwiejsze dla pierwszego zagranicznego oferenta

• Projekty finansowane przez darczyńców. Kontrakty finansowane przez Bank Światowy, UE i EBOR są realizowane według zasad finansującego, zwykle publikowanych po angielsku. Zob. nasz poradnik o Banku Światowym (po angielsku).
• Ukraiński partner lub przedstawiciel. Wielu zagranicznych dostawców uczestniczy przez lokalnego partnera, który ma już rejestracje i podpis elektroniczny.

Dostawy dla zwycięskiego wykonawcy zamiast własnej oferty

Wielu zagranicznych producentów w ogóle nie składa ofert samodzielnie. Sprzedają sprzęt i materiały ukraińskiemu lub europejskiemu wykonawcy, który wygrywa przetarg, bo to właśnie on kupuje wszystko, czego potrzebuje projekt. Jeśli wybierasz tę drogę:

• Przygotuj dokumenty po angielsku, zanim ktokolwiek o nie poprosi. Karty techniczne, karty charakterystyki, protokoły badań i dokumenty zgodności na swój produkt.
• Szukaj w dokumentacji przetargowej sformułowania „lub równoważny” oraz wymagań dotyczących norm i certyfikatów. Produktu, który im nie odpowiada, nie przyjmą, choćby był świetny.
• Skontaktuj się z prawdopodobnymi wykonawcami odpowiednio wcześnie. Wybierają dostawców podczas przygotowywania ofert, więc główna praca musi być zrobiona jeszcze przed ogłoszeniem zwycięzcy.
• Sprawdź, skąd pochodzą pieniądze. Finansujący, tacy jak EBOR czy UE, mogą ograniczać kraje pochodzenia towarów, więc przed obietnicą dostawy sprawdź zasady finansującego.

Na naszej stronie Upcoming projects widać projekty finansowane przez EBOR przed otwarciem przetargów. To najlepszy moment, żeby zacząć takie rozmowy. Strony Winning companies pokazują, kto wygrywał duże kontrakty w Twojej branży.

To ogólna informacja, a nie porada prawna. Zasady się zmieniają. Opieraj się na oficjalnej dokumentacji przetargowej i wykwalifikowanym prawniku na miejscu. Otwarte ogłoszenia znajdziesz na stronie przetargów (po angielsku).